Met Ezora kunnen we zowel rapporteren als verwerken

Van Bruggen Adviesgroep is een snelgroeiende franchiseketen van onafhankelijke financieel adviseurs, die klanten onafhankelijk, transparant en deskundig adviseren. Opererend vanuit een centrale organisatie in Apeldoorn en 60 vestigingen, met de ambitie om door te groeien naar 200 adviseurs in 2017. GertJan Por trad tweeënhalf jaar geleden toe en verbaasde zich toen over de ‘papier- en Excelgraad’ binnen de organisatie. Daarmee was de behoefte aan verdere professionalisering voor hem gelijk duidelijk.

Late afrekeningen

Binnen Van Bruggen Adviesgroep wordt het geld van de franchisenemers centraal ontvangen. GertJan: “Vervolgens verwerken we dit op een rekening-courant die we hebben met de franchisenemer; maandelijks storten we zijn gelden aan hem door. Dit vindt plaats onder inhouding van de afdracht voor de merknaam, automatiserings- en marketingkosten (centrale inkoop door Van Bruggen Adviesgroep). Uiteindelijk is het best een kunst om alle posten op de juiste rekening-couranten te krijgen. We hebben het namelijk wel over zo’n 350.000 mutaties per jaar.”

Einde knip-en-plaktijdperk

Zo’n tweeënhalf jaar geleden werden de gegevens uit diverse Exceltemplates nog letterlijk geknipt en geplakt, vertelt GertJan. “De geknipte en geplakte gegevens werden toen de systemen in geschoten, zodat alle omzet in het systeem zat. Die haalden we er via de achterkant weer uit, we berekenden de afdracht, schoten die afdracht er weer in en vervolgens voegden we de kosten er weer aan toe. Dat haalden we dan weer uit het systeem. We maakten per franchisenemer een pdf-bestand en dat mailden we de franchisenemer toe. Dat is behoorlijk arbeidsintensief”, merkt GertJan op. “Laten we wel wezen; een systeem dat van zoveel menselijke separate handelingen aan elkaar hangt, is heel foutgevoelig. Dat moet je gewoon niet willen.”

Rapporteren en verwerken

“Wat je nodig hebt”, zegt GertJan, “is een systeem erachter dat handelingen consistent en consequent uitvoert. Ezora kan ons die gewenste continuïteit bieden, omdat je er zowel mee kunt rapporteren als verwerken. Er zijn maar weinig pakketten die dat kunnen! Als je de data inschiet, verwerkt het pakket deze voor jou naar een boekhoudpakket.

 

Wij gebruiken Ezora daarnaast ook als adviestool, omdat je je budgetten erin kwijt kunt. Hierdoor kun je heel snel realtime zien wat er in je boekhouding is gebeurd; of je boven- of ondermaats gepresteerd hebt. Ook kun je met speciale buttons mogelijke trends signaleren. Het gave van dit pakket vinden wij dat er bij elke gegenereerde boeking ook direct duidelijk is wie daaraan gekoppeld is. Als de franchisenemer inlogt op het systeem, ziet hij alleen zijn eigen stukje; het is dus een afgeschermde, realtime omgeving. Je hoeft geen cijfertjes meer onder elkaar te zetten en budgetten te vergelijken; dat doet de software voor je.

Implementatie

GertJan merkt op dat het implementeren van nieuwe software ook – af en toe pijnlijk – duidelijk maakt hoe belangrijk het is om dit goed te communiceren met alle gebruikers. Medewerkers zijn er immers aan gewend om op een bepaalde manier te werken; verandering zorgt meestal voor weerstand.

 

Wij hebben de franchisenemers zelf geïnformeerd over het werken met Ezora. Onder meer aan de hand van een filmpje waarin ik vertel waarom we hierop overgaan en door 3 webinars waarin we samen met Martin Langedijk (partner Ezora) uitleg hebben gegeven over de werking van de nieuwe software. Onze franchisenemers hebben het heel enthousiast ontvangen.

 

Je kunt nu alle data met elkaar combineren, en zo kopen we leads in. In het verleden zag je een brutobedrag op je afrekening, nu zie je bijvoorbeeld per lead waar die vandaan komt en waarom deze wordt doorbelast. Ook kun je periodes gemakkelijk naast elkaar leggen en met twee drukken op de knop zie je ook wat je aan marketing- en ICT-kosten betaald hebt.”

Voordelen

Wat is voor Van Bruggen Adviesgroep de grootste winst nu zij werken met Ezora? GertJan: “Dat is voor mij wel heel duidelijk de digitaliserings- en professionaliseringsslag die wij hiermee gemaakt hebben. Het is nogal een verschil of je iemand een pdf-bestand of een uitgedraaid Excelletje laat zien of dat je inlogt in je portal met je eigen look and feel. Kortgezegd zijn dit onze voordelen:

 

  • Inzicht! Franchisenemers hebben direct inzage in de hoofdboekhouding. Transparanter dan dit kan het niet zijn.
  • Je geeft franchisenemers op deze manier ook tussentijds inzicht, waardoor ze snel kunnen anticiperen.
  • Het management heeft op dagbasis realtime managementinformatie tot zijn beschikking.
  • Geen fouten, omdat er niet ‘geprutst’ kan worden met de boekhouding.

Klantrelatie belangrijk

GertJan, bedachtzaam: “Wat wij heel waardevol vinden, is dat Ezora grenzeloos is in het meedenken in je business case. De communicatie verloopt prettig en soepel. Ezora investeert in de langetermijnrelatie met zijn klanten om het pakket verder door te ontwikkelen. Mede door hun oprechte betrokkenheid en ondersteuning gaan we straks ook onze makelaardijfranchiseketen op Ezora aansluiten. Voor ons heel handig, omdat dit dezelfde franchisenemers zijn die toch al werken met het pakket.”

“Van Bruggen Adviesgroep is van origine geen franchiseorganisatie. Hans van Bruggen startte destijds (44 jaar terug) gewoon met de verkoop van verzekeringen aan de deur. Toen de markt op een gegeven moment hard begon te groeien, groeide hij mee en opende een aantal winkels. Maar als je echt hard wilt groeien, is het slim om dat te doen in de vorm van een franchiseorganisatie. Met alleen je eigen winkels red je dat niet. Daar gaat te veel kapitaal in zitten, je moet mensen zelf werven, etc. Bovendien is een franchiseorganisatie ook aantrekkelijk vanuit het oogpunt van risicospreiding.”

GertJan Por – CFO Van Bruggen Adviesgroep

Schrijf je in voor de Ezora nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.