Uit de Ezora “Keuken”: Nieuwe benchmark module

In de afgelopen jaren hebben we voor vele horeca en retail organisaties diverse benchmark rapportages ontwikkeld. Zo hebben we bijvoorbeeld deze maand de benchmark rapportages klaargezet voor alle 250 leden van de Ierse apothekers-brancheorganisatie. Er is namelijk niets beter dan om collega’s te motiveren met behulp van rankingsrapportages. “Hoe doe ik het ten opzicht van mijn collega in het dorp verderop?”.

Over het algemeen ging het hier om maatwerk rapportages en er kwam veel handmatig werk aan te pas om alle data te verzamelen, verwerken en presenteren. Het benchmarken van organisaties is best ingewikkeld, en stopt niet bij de technische uitvoering. Er zijn namelijk verschillende punten rekening mee gehouden moet worden.

Vijf tips om meer resultaat uit jouw benchmarks te halen

  1. Hoeveelheid: Voor een goed benchmark is hoeveelheid belangrijk. Er moeten voldoende (gelijkwaardige) organisaties zijn om überhaupt goede vergelijkende cijfers te kunnen produceren. Een benchmark uitvoeren voor drie organisaties met een aparte branding/formule en van verschillende grootte is niet echt zinvol.
  2. Duidelijkheid: De data die aangeleverd worden door de verschillende organisaties moeten duidelijk gedefinieerd zijn. We willen uiteraard appels met appels vergelijken. Dus vooraf moet aan alle aanbieders van de informatie heel duidelijk worden uitgelegd wat elke KPI precies inhoudt en hoe deze is samengesteld.
  3. Eenheid: De kengetallen die meegenomen worden in het benchmark moeten vergelijkbaar zijn. Dus vergelijk loonkosten als een percentage van de omzet, in plaats van totale loonkosten in euro’s. Misschien een open deur, maar we zien toch veel gevallen waarin niet genoeg tijd is besteed aan de definitie van werkelijk zinvolle kengetallen.
  4. Snelheid: Er moet enige discipline zijn in het aanleveren van de data. Er is een ‘houdbaarheidslimiet’ op data, dus hoe eerder informatie aangeleverd kan worden, hoe beter. Optimaal is natuurlijk als de data automatisch aangeleverd worden (system-to-system), maar dat is niet altijd mogelijk. We willen het de ondernemers/bedrijfsleiders zo makkelijk mogelijk maken om de data aan te leveren.
  5. Communicatie: Als alle data eenmaal zijn verzameld, moeten er gemiddeldes worden berekend voor de verschillende benchmarkgroepen en de informatie moet worden gedistribueerd. Houd hierbij rekening met alle voorgaande punten. Een duidelijk uitvoerbaar proces en communicatie is dan essentieel.

Om onze ervaring te vertalen naar een functie die we generiek kunnen inzetten voor meerdere klanten hebben we onze ontwikkelaars uitgedaagd om een benchmark module te bouwen. Deze uitdaging zijn ze vol aangegaan en daardoor gaat deze week de eerste versie van benchmark module live and omvat de volgende processen:

  • Het (automatisch) inlezen van brondata die als basis dienen voor de benchmark. Dit kunnen financiële maar ook operationele data zijn uit bijvoorbeeld kassasystemen;
  • Het instellen van benchmark groepen door verschillende organisaties te koppelen. Elke organisatie kan behoren tot meerder benchmark groepen;
  • Het automatisch berekenen van de benchmark kengetallen;
  • Het automatisch inlezen van de kengetallen in de betreffende organisaties;
  • Het presenteren van de benchmark kengetallen in verschillende rapportages/dashboards;

Dit proces kan dagelijks volledig worden uitgevoerd, zonder enige handmatige handelingen. Dus je hebt altijd up-to-date vergelijkingsmateriaal. Ook geïnteresseerd in benchmark data voor uw organisatie neem dan contact op met onze consultants.

Meer lezen over Ezora en klantervaringen?
Download de brochure.

Schrijf je in voor de Ezora nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.